Hoofdstuk II. Verzending en uitvoering van verzoeken

1.

Verzoeken worden ingediend met gebruikmaking van formulier A of, in voorkomend geval, formulier L in bijlage I. Elk verzoek bevat de volgende gegevens:

2.

Noch het verzoek, noch de bij het verzoek gevoegde stukken behoeven legalisatie of enige andere vergelijkbare formaliteit.

3.

Stukken die naar het oordeel van het verzoekende gerecht noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het verzoek en derhalve moeten worden toegevoegd, gaan vergezeld van een vertaling van de stukken in de taal waarin het verzoek is gesteld.

1.

Verzoeken en mededelingen op grond van deze verordening worden verzonden via een veilig en betrouwbaar gedecentraliseerd IT-systeem met inachtneming van de grondrechten en de fundamentele vrijheden. Dat gedecentraliseerde IT-systeem is gebaseerd op een interoperabele oplossing, zoals e-CODEX.

2.

Het algemene rechtskader voor het gebruik van gekwalificeerde vertrouwensdiensten in de zin van Verordening (EU) nr. 910/2014 is van toepassing op de verzoeken en mededelingen die via het gedecentraliseerde IT-systeem worden verzonden.

3.

Indien de in lid 1 van dit artikel bedoelde verzoeken en mededelingen een zegel of handgeschreven handtekening vereisen of daarvan zijn voorzien, mogen in de plaats daarvan gekwalificeerde elektronische zegels of gekwalificeerde elektronische handtekeningen als omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014, worden gebruikt.

4.

Indien verzending overeenkomstig lid 1 niet mogelijk is wegens de verstoring van het gedecentraliseerde IT-systeem of wegens de aard van het betrokken bewijs, of wegens uitzonderlijke omstandigheden, vindt de verzending met behulp van de snelste, meest geschikte alternatieve middelen plaats, ermee rekening houdend dat betrouwbaarheid en veiligheid gewaarborgd moeten zijn.

1.

Het aangezochte bevoegde gerecht stuurt het verzoekende gerecht binnen zeven dagen na de ontvangst van een verzoek een ontvangstbewijs, met gebruikmaking van formulier B in bijlage I. Indien het verzoek niet voldoet aan de in de artikelen 6 en 7 gestelde voorwaarden, maakt het aangezochte gerecht daarvan een aantekening in het ontvangstbewijs.

2.

Indien het aangezochte gerecht niet bevoegdheid is om een verzoek uit te voeren dat met gebruikmaking van formulier A in bijlage I is ingediend en dat aan de in artikel 6 gestelde voorwaarden voldoet, stuurt dat gerecht het verzoek door aan het wel bevoegde gerecht in dezelfde lidstaat en stelt het het verzoekende gerecht daarvan in kennis met gebruikmaking van formulier C in bijlage I.

1.

Indien een verzoek niet kan worden uitgevoerd omdat het niet alle in artikel 5 vermelde gegevens bevat, stelt het aangezochte gerecht het verzoekende gerecht daar onverwijld en uiterlijk binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek van in kennis met gebruikmaking van formulier D in bijlage I, en verzoekt het het verzoekende gerecht de ontbrekende gegevens, waarvan zo nauwkeurig mogelijk opgave wordt gedaan, toe te zenden.

2.

Indien een verzoek niet kan worden uitgevoerd omdat om een deposito of voorschot is verzocht overeenkomstig artikel 22, lid 3, stelt het aangezochte gerecht het verzoekende gerecht daarvan onverwijld en uiterlijk binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek in kennis met gebruikmaking van formulier D in bijlage I met vermelding van de wijze waarop het deposito of voorschot dient te worden overgemaakt. Het aangezochte gerecht bevestigt de ontvangst van het deposito of voorschot onverwijld en uiterlijk binnen tien dagen na ontvangst ervan met gebruikmaking van formulier E in bijlage I.

1.

Indien het aangezochte gerecht op grond van artikel 9, lid 1, op het ontvangstbewijs aantekent dat het verzoek niet voldoet aan de in de artikelen 6 en 7 gestelde voorwaarden, of indien het het verzoekende gerecht er op grond van artikel 10 van in kennis heeft gesteld dat het verzoek niet kan worden uitgevoerd omdat het niet alle in artikel 5 bedoelde gegevens bevat, vangt de in artikel 12 bedoelde termijn aan wanneer het aangezochte gerecht het correct aangevulde verzoek heeft ontvangen.

2.

Wanneer het aangezochte gerecht overeenkomstig artikel 22, lid 3, om een deposito of voorschot heeft verzocht, vangt de in artikel 12 bedoelde termijn aan wanneer het deposito of voorschot is gestort.

1.

Het aangezochte gerecht voert het verzoek onverwijld en uiterlijk binnen 90 dagen na ontvangst van het verzoek uit.

2.

Het aangezochte gerecht voert het verzoek uit overeenkomstig zijn nationale recht.

3.

Het verzoekende gerecht kan met gebruikmaking van formulier A in bijlage I het aangezochte gerecht vragen dat het verzoek wordt uitgevoerd volgens een bijzondere procedure waarin wordt voorzien door zijn nationale recht. Het aangezochte gerecht voert het verzoek uit volgens de bijzondere procedure, tenzij dat niet verenigbaar zou zijn met het nationale recht of het dat niet kan doen wegens grote praktische moeilijkheden. Indien het aangezochte gerecht op een van deze gronden geen gehoor geeft aan de vraag om het verzoek volgens een bijzondere procedure uit te voeren, stelt het het verzoekende gerecht daarvan in kennis met gebruikmaking van formulier H in bijlage I.

4.

Het verzoekende gerecht kan het aangezochte gerecht vragen dat bij de bewijsverkrijging wordt gebruikgemaakt van specifieke communicatietechnologie, in het bijzonder video- en teleconferenties.

Het aangezochte gerecht maakt gebruik van de krachtens de eerste alinea gespecificeerde communicatietechnologie, tenzij dat niet verenigbaar zou zijn met zijn nationale recht of het aangezochte gerecht dat niet kan doen wegens grote praktische moeilijkheden.

Indien het aangezochte gerecht op een van deze gronden geen gebruik maakt van de gespecificeerde communicatietechnologie, stelt het het verzoekende gerecht daarvan in kennis met gebruikmaking van formulier H in bijlage I.

Indien de in de eerste alinea bedoelde communicatietechnologie niet beschikbaar is in het verzoekende of in het aangezochte gerecht, kunnen die gerechten dergelijke communicatietechnologie in onderlinge overeenstemming ter beschikking stellen.

1.

Indien het recht van de lidstaat van het verzoekende gerecht daarin voorziet, hebben de partijen en eventueel hun vertegenwoordigers het recht aanwezig te zijn bij de bewijsverkrijging door het aangezochte gerecht.

2.

In zijn verzoek deelt het verzoekende gerecht het aangezochte gerecht met gebruikmaking van formulier A in bijlage I mee dat de partijen en eventueel hun vertegenwoordigers aanwezig zullen zijn en, in voorkomend geval, dat om hun deelneming aan de bewijsverkrijging wordt verzocht. Die mededeling kan ook op een ander geschikt tijdstip worden gedaan.

3.

Indien wordt verzocht om de deelneming van de partijen en eventueel hun vertegenwoordigers aan de bewijsverkrijging, bepaalt het aangezochte gerecht overeenkomstig artikel 12 de voorwaarden waaronder zij mogen deelnemen.

4.

Het aangezochte gerecht stelt de partijen en eventueel hun vertegenwoordigers met gebruikmaking van formulier I in bijlage I in kennis van het tijdstip waarop en de plaats waar de bewijsverkrijging zal plaatsvinden, en, in voorkomend geval, van de voorwaarden waaronder zij aan de bewijsverkrijging mogen deelnemen.

5.

De leden 1 tot en met 4 doen geen afbreuk aan het vermogen van het aangezochte gerecht om de partijen en eventueel hun vertegenwoordigers te verzoeken bij de bewijsverkrijging aanwezig te zijn of daaraan deel te nemen, indien het nationale recht van zijn lidstaat daarin voorziet.

1.

De vertegenwoordigers van het verzoekende gerecht hebben het recht aanwezig te zijn bij de bewijsverkrijging door het aangezochte gerecht indien zulks verenigbaar is met het recht van de lidstaat van het verzoekende gerecht.

2.

Voor de toepassing van dit artikel omvat het begrip “vertegenwoordiger” het gerechtelijk personeel dat door het verzoekende gerecht is aangewezen overeenkomstig zijn nationale recht. Het verzoekende gerecht kan overeenkomstig zijn nationale recht tevens andere personen aanwijzen, zoals deskundigen.

3.

In zijn verzoek deelt het verzoekende gerecht het aangezochte gerecht met gebruikmaking van formulier A in bijlage I mee dat zijn vertegenwoordigers aanwezig zullen zijn en, in voorkomend geval, dat om hun deelneming aan de bewijsverkrijging wordt verzocht. Die mededeling kan ook op een ander geschikt tijdstip worden gedaan.

4.

Indien wordt verzocht om de deelneming van de vertegenwoordigers van het verzoekende gerecht aan de bewijsverkrijging, bepaalt het aangezochte gerecht overeenkomstig artikel 12 de voorwaarden waaronder zij mogen deelnemen.

5.

Het aangezochte gerecht stelt het verzoekende gerecht met gebruikmaking van formulier I in bijlage I in kennis van het tijdstip waarop en de plaats waar de bewijsverkrijging zal plaatsvinden, en, in voorkomend geval, van de voorwaarden waaronder zijn vertegenwoordigers aan de bewijsverkrijging mogen deelnemen.

1.

Een verzoek om een persoon te verhoren wordt niet uitgevoerd indien de betrokken persoon zich beroept op het recht om niet te getuigen (verschoningsrecht) of geen verklaring mag afleggen uit hoofde van:

2.

De uitvoering van een verzoek kan alleen worden geweigerd op andere dan de in lid 1 vermelde gronden indien een of meer van de volgende gronden van toepassing zijn:

3.

Een aangezocht gerecht mag niet weigeren een verzoek uit te voeren op de enkele grond dat een ander gerecht overeenkomstig zijn nationale recht bij uitsluiting bevoegd is voor de in die zaak aan de orde zijnde aangelegenheid, dan wel dat het recht van die lidstaat geen vorderingsrecht toestaat voor die aangelegenheid.

4.

Indien de uitvoering van een verzoek op een van de in lid 2 genoemde gronden wordt geweigerd, stelt het aangezochte gerecht het verzoekende gerecht daar met gebruikmaking van formulier K in bijlage I binnen 60 dagen na ontvangst van het verzoek van in kennis.

1.

Wanneer een gerecht om rechtstreekse bewijsverkrijging in een andere lidstaat verzoekt, dient het daartoe met gebruikmaking van formulier L in bijlage I een verzoek in bij het centraal orgaan of bij de bevoegde autoriteit van die lidstaat.

2.

Rechtstreekse bewijsverkrijging is alleen mogelijk indien zij vrijwillig en zonder dwangmaatregelen kan worden verricht.

Indien de rechtstreekse bewijsverkrijging inhoudt dat een persoon moet worden verhoord, stelt het verzoekende gerecht die persoon ervan in kennis dat de bewijsverkrijging vrijwillig moet verlopen.

3.

De rechtstreekse bewijsverkrijging wordt verricht door een overeenkomstig het recht van de lidstaat van het verzoekende gerecht aangewezen lid van het gerechtelijk personeel of andere persoon zoals een deskundige.

4.

Binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek om rechtstreekse bewijsverkrijging deelt het centraal orgaan of de bevoegde autoriteit van de aangezochte lidstaat met gebruikmaking van formulier M in bijlage I aan het verzoekende gerecht mee of het verzoek is aanvaard en, indien nodig, aan het verzoekende gerecht mee onder welke voorwaarden de rechtstreekse bewijsverkrijging overeenkomstig het recht van zijn lidstaat moet worden verricht.

Het centraal orgaan of de bevoegde autoriteit kan een gerecht van zijn lidstaat opdragen aan de rechtstreekse bewijsverkrijging deel te nemen teneinde te garanderen dat dit artikel correct wordt toegepast en dat de voorwaarden waaronder de rechtstreekse bewijsverkrijging moet worden verricht, in acht worden genomen.

5.

Indien het verzoekende gerecht binnen 30 dagen na de ontvangstbevestiging van het verzoek om rechtstreekse bewijsverkrijging geen informatie heeft ontvangen over de vraag of het verzoek is ingewilligd, kan het het centraal orgaan of de bevoegde autoriteit van de aangezochte lidstaat een herinnering sturen. Indien het verzoekende gerecht binnen 15 dagen na de ontvangstbevestiging van de herinnering geen antwoord heeft ontvangen, wordt het verzoek om rechtstreekse bewijsverkrijging geacht te zijn ingewilligd. In buitengewone omstandigheden waarin het centraal orgaan of de bevoegde autoriteit binnen de termijn die volgt op de herinnering niet kon reageren op het verzoek, kunnen de redenen voor de weigering van rechtstreekse bewijsverkrijging echter bij wijze van uitzondering nog op elk moment na het verstrijken van die termijn worden aangevoerd, en wel tot het moment van de feitelijke rechtstreekse bewijsverkrijging.

6.

Het centraal orgaan of de bevoegde autoriteit van de aangezochte lidstaat kan een gerecht van zijn lidstaat opdragen praktische bijstand te verlenen bij de rechtstreekse bewijsverkrijging.

7.

Het centraal orgaan of de bevoegde autoriteit van de aangezochte lidstaat kan een verzoek om rechtstreekse bewijsverkrijging slechts weigeren indien:

8.

Onverminderd de overeenkomstig lid 4 bepaalde voorwaarden verricht het verzoekende gerecht de rechtstreekse bewijsverkrijging overeenkomstig het recht van zijn lidstaat.

1.

Indien voor de bewijsverkrijging een in een andere lidstaat aanwezige persoon moet worden verhoord, en het gerecht om rechtstreekse bewijsverkrijging overeenkomstig artikel 19 verzoekt, verricht dat gerecht de bewijsverkrijging via videoconferentie of andere technologie voor communicatie op afstand, op voorwaarde dat dergelijke technologie voor het gerecht beschikbaar is en het gerecht van mening is dat het gebruik ervan in de specifieke omstandigheden van de zaak wenselijk is.

2.

Een verzoek om rechtstreekse bewijsverkrijging via videoconferentie of andere technologie voor communicatie op afstand wordt ingediend met gebruikmaking van formulier N in bijlage I. Het verzoekende gerecht en het centraal orgaan of de bevoegde autoriteit van de aangezochte lidstaat, of het gerecht waaraan is opgedragen praktische bijstand te verlenen bij de rechtstreekse bewijsverkrijging, bereiken overeenstemming over de praktische regelingen voor het verhoor.

Op verzoek krijgt het verzoekende gerecht indien nodig bijstand bij het vinden van een tolk.

1.

De uitvoering van een verzoek om bewijsverkrijging overeenkomstig artikel 12 geeft geen aanleiding tot enige vordering tot terugbetaling van heffingen of kosten.

2.

In afwijking van lid 1 kan het aangezochte gerecht om terugbetaling van heffingen of kosten verzoeken. Indien het aangezochte gerecht om terugbetaling verzoekt, zorgt het verzoekende gerecht voor de onverwijlde terugbetaling van het volgende:

De op de partijen rustende verplichting om dergelijke vergoedingen of kosten te dragen, wordt beheerst door het recht van de lidstaat van het verzoekende gerecht.

3.

Wanneer het advies van een deskundige wordt vereist, kan het aangezochte gerecht, vóór de uitvoering van het verzoek om bewijsverkrijging, het verzoekende gerecht verzoeken om een passend deposito of voorschot voor de verwachte kosten van het deskundigenadvies. In alle andere gevallen vormt een deposito of voorschot geen voorwaarde voor de uitvoering van een verzoek om bewijsverkrijging.

Partijen storten een deposito of voorschot indien het recht van de lidstaat van het verzoekende gerecht dat bepaalt.